Warum wir Äpfel
mit Birnen, Bananen und Orangen
vergleichen
Aktualisiert am 16. August 2020 – 13:15 h
Welche Software ist für eine
rechtssichere, nachvollziehbare Zusammenarbeit
mit Experten und Kunden geeignet(er)?
Über unseren letzten Newsletter wurde ein langjähriger Beobachter auf die Weiterentwicklung von myDIVERSOX zum NETZWERKZEUG aufmerksam. Da es verschiedene Anwendungsfälle (neudeutsch: use cases) in dem Unternehmen gibt, bei denen – seiner Meinung nach – unsere Software die Lösung sein könnte, trat er mit uns in Kontakt. Nach zwei Präsentationsterminen war klar, dass unser NETZWERKZEUG den Vorstellungen entsprach und die Anforderungen vollständig erfüllte.
Die Anforderung:
Die komplette Kommunikation mit dem Kunden (und den Experten/Spezialisten, die optional dazu geholt werden) soll künftig ausschließlich über einen Kanal laufen.
Die Kommunikation per E-Mail, sowie das Kundenportal des eingesetzten MaklerVerwaltungsProgramms erfüllten verschiedene Anforderungen nicht.
In dem Unternehmen wird intern sehr viel mit Microsoft Teams gearbeitet. Logische Konsequenz war natürlich, dass man darüber nachdachte, diese Software auch für die Zusammenarbeit mit den Kunden einzusetzen. Aus diesem Grund wurden wir beauftragt Teams mit unserem NETZWERKZEUG zu vergleichen und zu schauen, ob es Vergleichbares am Markt gibt.
Daraufhin hatten wir nach eigener Recherche in 4 facebook-Gruppen für Finanzdienstleister folgende Frage gestellt:
Welches Kundenportal / welche Plattform können Sie empfehlen und warum, unter der Prämisse mit externen Spezialisten, wie z.B. Biometrie-Profi, Steuerberater und Rechtsanwalt zusammenzuarbeiten?
Es soll zwischen dem Kundenbetreuer, dem Spezialist und natürlich dem Kunden nachvollziehbar und transparent kommuniziert werden können. Weiterhin sollen Dateien (gängige Formate) rechtssicher und ebenfalls nachvollziehbar ausgetauscht werden können.
Empfohlen wurden hier das Projektmanagement-Tool MeisterTask, sowie die Cloud Speicher Lösung Tresorit.
Mit der eingesetzten Kollaborations-/Groupsoftware Microsoft Teams wurde diese Ausarbeitung zu einem
Äpfel-Birnen-Bananen-Orangen-Vergleich
Die Anforderungen des Auftraggebers (hier Unternehmen) im Einzelnen
(Sog. ShowStopper sind rot markiert)
- Plattform in eigener Corporate Identity („Unternehmensidentität“)
- Kanban Methode
- Kommunikation Unternehmen <-> Kunde (ohne eigenen Account)
- Kommunikation Unternehmen <-> Spezialist (ohne eigenen Account)
- Kommunikation Unternehmen <-> Kunde <-> Spezialist
- Chatfunktion mit Kunden und / oder Spezialisten
- Spezialist darf den Kunden nur nach erteilter Freigabe und Übergabe des Vorgangs an ihn kontaktieren können
- Benachrichtigung an alle Parteien per E-Mail bei neuer Nachricht
- Austausch von Dateien in gängigen Formaten mit Kunden und / oder Spezialisten (Upload per Drag & Drop)
- Upload bis 200 MB
- Zusammenarbeit an und in Dateien mit Versionierung
- Benachrichtigung an alle Parteien per E-Mail bei neuen Dokumenten
- Benachrichtigungsmail darf weder die Nachricht, noch die Dateien beinhalten
- Nachweis, ob und wann die beteiligten Parteien die verschickte Nachricht geöffnet haben
- Nachweis, ob und wann die beteiligten Parteien die hochgeladenen Dateien geöffnet haben
- Hinzufügen von internen Vermerken
- Hinzufügen von Wiedervorlagen, auch internen
- Hinzufügen von Beobachtern
- Download des Vorgangs in einer Datei mit allen Nachweisen und allen ausgetauschten Dokumenten
- Möglichkeit einer Videokonferenz mit allen beteiligten Parteien ohne Download oder Installation
Meistertask – Ein intuitives Projekt- und Aufgabenmanagement-Tool
Meistertask gehört zur Kategorie “Projektmanagement”
Man erstellt ein Projekt, fügt so viele Teammitglieder hinzu, wie man benötigt. Man weist Aufgaben zu und verfolgt den Fortschritt des anderen. Die flexiblen Projektplatinen von MeisterTask passen sich dem Workflow an und stellen sicher, dass immer alle auf derselben Seite sind.
Einige der von Meistertask angebotenen Funktionen sind: Markieren von Aufgaben als mit anderen Aufgaben verbunden, dupliziert oder blockiert. Benachrichtig, wenn eine Blockierung behoben ist. MeisterTask lässt sich problemlos in Tools wie Slack, GitHub, Zendesk und Bitbucket integrieren.
Zur Homepage von MeisterTask.
Microsoft-Teams – Chat-basierter Arbeitsbereich in Office 365.
Microsoft-Teams kann hauptsächlich unter “Gruppenchat & Benachrichtigungen” klassifiziert werden.
Man kann praktisch überall produktiv sein, mit dem Team chatten und Dateien gemeinsam bearbeiten. Man kann jederzeit den Inhalt und den Chat-Verlauf anzeigen, einschließlich Team-Chats mit Skype, die für das gesamte Team sichtbar sind. Für kleinere Gruppengespräche stehen private Gruppenchats zur Verfügung. Es steht eine Konfiguration von automatischen Aktionen in Projekten zur Verfügung. Alle Inhalte, Tools, Personen und Konversationen sind im Teamarbeitsbereich verfügbar. Integrierter Zugriff auf SharePoint, OneNote und Skype for Business.
Zur Homepage von Microsoft Teams.
Tresorit – Verschlüsselter Cloudspeicher für sensiblen Dateien
Tresorit ist eine Schweizer Content Collaboration Platform (CCP) mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Zero-Knowledge-Schutz, die vertrauliche Informationen von Privatpersonen und Organisationen in der Cloud den höchsten Sicherheitsstandards entsprechend von Grund auf schützt.
Mit Tresorit werden Daten vor dem Upload in die Cloud verschlüsselt. Tresorit vergleicht sich selber mit Dropbox – GoogleDrive – OneDrive – Sync.com – Egnyte – Box – pCloud.
Zur Homepage von Tresorit.
Das NETZWERKZEUG – DAS Werkzeug (nicht nur) für Netzwerker
Das NETZWERKZEUG bringt Unternehmen und Experten-Netzwerke mit ihren Kunden / Mandanten DSGVO-sicher und nachvollziehbar zusammen und schafft volle Transparenz.
Verschiedene Lösungen zur fachübergreifenden Zusammenarbeit an einem Kunden bilden einen umfangreichen Werkzeugkasten für den Berater-Alltag.
Zum Werkzeugkasten des NETZWERKZEUG
Anmerkung:
Punkte 3, 4, 8 – (ohne eigenes Konto beim Anbieter)
Sowohl bei MeisterTask, als auch bei Microsoft Teams benötigen alle Parteien einen eigenen Account bei dem Anbieter. Somit hat der Anbieter die Möglichkeit Werbemails für ein Upgrade in einen kostenpflichtigen Account zu verschicken.
Feature
MeisterTask
MS Teams
Tresorit
NETZWERKZEUG
1. Plattform in eigener Corporate Identity („Unternehmensidentität“)
1. Plattform in eigener Corporate Identity („Unternehmensidentität“)
MeisterTask
MS Teams
Tresorit
NETZWERKZEUG
2. Kanban Methode
2. Kanban Methode
MeisterTask
MS Teams
Tresorit
NETZWERKZEUG
3. Kommunikation mit Kunde (ohne eigenes Konto beim Anbieter)
3. Kommunikation mit Kunde (ohne eigenes Konto beim Anbieter)
MeisterTask
MS Teams
Tresorit
NETZWERKZEUG
4. Kommunikation mit Spezialist (ohne eigenes Konto beim Anbieter)
4. Kommunikation mit Spezialist (ohne eigenes Konto beim Anbieter)
MeisterTask
MS Teams
Tresorit
NETZWERKZEUG
5. Kommunikation Unternehmen <-> Kunde <-> Spezialist
5. Kommunikation zwischen Unternehmen <-> Kunde <-> Spezialist
MeisterTask
MS Teams
Tresorit
NETZWERKZEUG
8. Dateienaustausch mit Kunden und Spezialisten (ohne eigenes Konto beim Anbieter)
8. Dateienaustausch mit Kunden und Spezialisten (ohne eigenes Konto beim Anbieter)
MeisterTask
MS Teams
Tresorit
NETZWERKZEUG
9. Benachrichtigung über neue Nachrichten
9. Benachrichtigung über neue Nachrichten
MeisterTask
MS Teams
Tresorit
NETZWERKZEUG
10. Upload bis 200 MB
10. Upload bis 200 MB
MeisterTask
MS Teams
Tresorit
NETZWERKZEUG
11. Zusammenarbeit an Dateien mit Versionierung
11. Zusammenarbeit an Dokumenten mit Versionierung
MeisterTask
MS Teams
Tresorit
NETZWERKZEUG
12. Benachrichtigung über neue Dokumente
12. Benachrichtigung über neue Dokumente
MeisterTask
MS Teams
Tresorit
NETZWERKZEUG
13. Kein Versand von Nachrichten oder Dokumenten via E-Mail
13. Kein Versand von Nachrichten oder Dokumenten via E-Mail
MeisterTask
MS Teams
Tresorit
NETZWERKZEUG
14. Nachweisbarkeit verschickter / geöffneter Nachrichten
14. Nachweisbarkeit verschickter / geöffneter Nachrichten
MeisterTask
MS Teams
Tresorit
NETZWERKZEUG
15. Nachweisbarkeit hochgeladener / geöffneter Dokumente
15. Nachweisbarkeit hochgeladener / geöffneter Dokumente
MeisterTask
MS Teams
Tresorit
NETZWERKZEUG
16. Interne Vermerke (nicht sichtbar für Kunden)
16. Interne Vermerke
(nicht sichtbar für Kunden)
MeisterTask
MS Teams
Tresorit
NETZWERKZEUG
17. Nutzerbezogene Wiedervorlagen
(auch interne)
17. Nutzerbezogene Wiedervorlagen (auch interne)
MeisterTask
MS Teams
Tresorit
NETZWERKZEUG
18. Aktive und passive Beobachter
18. Aktive und passive Beobachter
MeisterTask
MS Teams
Tresorit
NETZWERKZEUG
19. Export eines kompletten Vorgangs in einer Archiv-Datei
19. Export eines kompletten Vorgangs in einer Archiv-Datei
MeisterTask
MS Teams
Tresorit
NETZWERKZEUG
20. Video-Konferenz
inkl. Taping + ScreenSharing
Unternehmen <-> Kunde <-> Spezialist
ohne Download / Software-Installation
20. Video-Konferenz (inkl. Taping + ScreenSharing) ohne Software-Installation zwischen Unternehmen <-> Kunde <-> Spezialist
MeisterTask
MS Teams
Tresorit
NETZWERKZEUG
Zusammenfassung
7 von 20
9 von 20
9 von 20
17 von 20
Zusammenfassung
MeisterTask
7 von 20
MS Teams
9 von 20
Tresorit
9 von 20
NETZWERKZEUG
17 von 20
Fazit
MeisterTask ist ein Projektmanagement-Tool.
Projektmanagement-Tools sind nicht für die Kommunikation mit Kunden gedacht.
Warum sind diese Lösungen nicht für die Anwendungsfälle geeignet?
Es kann nicht nachvollzogen werden, wer wann die eingestellte Nachricht geöffnet hat (Lesebestätigung).
Es gibt keine Downloadbestätigung, wer wann eine bereitgestellte Datei heruntergeladen hat.
Bei MeisterTask steht eine Antwort auf eine Aufgabe im Klartext in der Benachrichtigungsmail.
Für interne Aufgabenverteilung und -nachverfolgung ist MeisterTask sehr intuitiv und einfach bedienbar.
Gestört hat uns, dass der Kunde (wenn man das Tool für eine Kommunikation mit dem Kunden tatsächlich einsetzt) einen eigenen, wenn auch kostenfreien, Account benötigt und dann regelmäßig nach einem Upgrade gefragt wird.
Microsoft Teams ist eine Kollaborationssoftware und ausschließlich für die Zusammenarbeit im Team gedacht und geeignet. (Deshalb wohl auch der Name Teams und nicht Customers.)
Wikipedia schreibt:
“Microsoft Teams (abgekürzt MS Teams oder nur Teams) ist eine Plattform, die Chat, Besprechungen, Notizen und Anhänge kombiniert. Der Dienst ist in die Office-365-Office-Suite mit Microsoft Office und Skype/Skype for Business integriert.”
Auch diese 3 Alternativen sind für das Arbeiten mit und an dem Kunden nicht gedacht und somit nicht geeignet.
MS Teams ist für das Arbeiten im Team, gerade auch in HomeOffice-Zeiten – unserer Meinung nach – im Preis- / Leistungsverhältnis unschlagbar. Die Alternativen wären für uns keine Alternative.
Tresorit ist – nach eigenen Angaben – “ein ultrasicherer Ort in der Cloud, um Dateien zu speichern, zu synchronisieren und diese innerhalb ihrer Organisation und mit externen Partnern zu teilen” und somit eine Cloud Speicher Lösung.
Auch die Alternativen von Cloud Speicher Lösungen sind nicht für die Kommunikation, wie z.B. ein Chat, mit Kunden und / oder Spezialsten gedacht.
Für den reinen Austausch von Dateien erscheint uns Tresorit als einer der Top-Anbieter.
Das NETZWERKZEUG ist wie Teams eine Kollaborations- / Groupsoftware, allerdings für die interdisziplinäre Zusammenarbeit mit Kunden konzipiert.
Ein Upload pro Datei ist mit max. 20 MB möglich. Es können aber beliebig viele Dateien angehängt werden.
Eine Versionierung, also eine Zusammenarbeit innerhalb eines Dokumentes / einer Datei ist nicht vorgesehen. Mit dem Herunterladen, bearbeiten und anschließendem hochladen kann dies aber dargestellt werden.
Aber auch ohne die Kooperation mit externen Partnern bietet unserer Lösung viele Möglichkeiten für den täglichen Einsatz in beratenden Berufen.
Uns ist derzeit keine Software-Lösung bekannt, welche vergleichbar die Zusammenarbeit mit Kunden und Spezialisten darstellen kann.
Sollten Sie eine Software kennen, welche Ihrer Meinung nach einen ähnlichen Leistungsumfang bietet, dann schreiben Sie uns bitte eine Nachricht.